Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii

Wystawianie faktur w Wielkiej Brytanii

Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii: VAT, UTR i przydatne narzędzia

Wystawianie faktur to codzienność prowadzenia działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii. Mimo to początkującej bizneswoman albo księgowej przyda się mój mały przewodnik. Przedstawiam Ci najkrótszy poradnik, z którego dowiesz się:

Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii? 

Czemu to tak istotne, żeby poprawnie wystawić fakturę? Potwierdza to legalność dokumentu i przeprowadzenie transkacji. Zabezpieczony Ciebie i klienta.

Spójrz na listę danych koniecznych do poprawnego wystawienia faktury:

  • Dane sprzedawcy i nabywcy – imię, nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy), a także adres.
  • Numer VAT – obowiązkowy, jeśli Twoja firma jest zarejestrowana na VAT. Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, nie musisz go podawać. Skąd masz wiedzieć, czy musisz rejestrować firmę na VAT? KLIK 
  • UTR lub numer rejestracyjny firmy – Umieszczenie go na fakturze nie jest obowiązkowe, ale może być przydatne, zwłaszcza dla firm. Dla spółek LTD warto dodać numer rejestracyjny firmy.
  • Adres firmy – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
  • Data wystawienia faktury – kiedy faktura została wystawiona.
  • Termin płatności – data, do której płatność powinna zostać uregulowana.
  • Numer faktury – unikalny numer, który pozwala na identyfikację dokumentu.
  • Dane do płatności – numer konta bankowego, PayPal, czy inne preferowane metody płatności.
  • Opis produktu lub usługi – krótki opis, który wyjaśnia, co było przedmiotem transakcji.
  • Ilość i cena jednostkowa – szczegółowe informacje o ilości zakupionych towarów lub usług, a także ich cenach.

O czym trzeba pamiętać?

  • Płatność musi zostać dokonana w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury
  • Jeśli płatność nastąpi po określonym w fakturze terminie, możesz otrzymać mandat za spóźnienie. 

Krótkie przypomnienie o VAT, UTR i CIS

Czym jest VAT?

VAT (Value Added Tax) to podatek od wartości dodanej. Pobiera się go od większości towarów i usług sprzedawanych w Wielkiej Brytanii. Jako płatnik VAT musisz zarejestrować się dopiero kiedy obroty Twojej firmy przekraczają  £85,000. Po rejestracji na każdej fakturze, którą wystawisz musi pojawić się Twój numer VAT i musisz naliczać na nich podatek. 

Dla niektórych branż, takich jak budowlana, obowiązuje tzw. VAT Reverse Charge (tzw. odwrotne obciążenie). W takim przypadku rozliczenie VAT to obowiązek nabywcy usług.

Jakich towarów i usług dotyczy VAT Reserve Charge? Hurtowej sprzedaży energii elektrycznej i gazu, sprzedaży telefonów komórkowych i czipów komputerowych. Wystawiania uprawnień do emisji, certyfikatów o energii odnawialnej i co najważniejsze wszystkich usług budowlanych. RC to również współpraca między UK a EU, wystawiając fakturę na usługi np. z UK -> PL, będąc płatnikiem VAT, możemy wykonać Reverse charge. 

Co to jest UTR?

UTR (Unique Taxpayer Reference) to numer podatkowy, który otrzymuje każda osoba fizyczna lub firma po rejestracji w HMRC (Urząd Skarbowy i Celny w Wielkiej Brytanii). UTR identyfikuje podatnika przy rozliczeniach podatkowych. Chociaż dodanie numeru UTR na fakturze nie jest obowiązkowe, dla większej wiarygodności warto go umieścić. Warto wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii z UTR, żeby wyrobić sobie stały nawyk i nie zastanawiać się o czym musisz pamiętać, a o czym nie. 

Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii dla branży budowlanej?

Firmy działające w branży budowlanej muszą zwrócić uwagę na CIS (Construction Industry Scheme). To system, w którym podatek dochodowy jest potrącany od wynagrodzeń z tytułu prac budowlanych. Ważne jest, aby przy wystawianiu faktury odpowiednio uwzględnić CIS – odlicza się go zazwyczaj tylko od wynagrodzeń za pracę (labour), a nie od materiałów.

Jak łatwo i szybko wystawić fakturę w UK?

Małe firmy i freelancerzy często działają na łatwo dostępnym Excelu lub Spreadsheets w dokumentach Google. Zapraszam Cię do skorzystania z darmowego wzoru faktury, którą sama przygotowałam:

WYPRÓBUJ DARMOWY ARKUSZ KALKULACYJNY OD KSIĘGOVEJ

Możesz użyć też jednego z wielu programów online, które przyśpieszają wystawianie faktur. Oferują np.

  • Automatyczne numerowanie faktur
  • Kalkulację VAT (jeśli Twoja firma jest na VAT-cie)
  • Śledzenie płatności

Przetestuj programy takie jak Capium, Xero, QuickBooks, czy FreeAgent. Używa ich mnóstwo małych firm w Wielkiej Brytanii. Możesz w nich zintegrować księgowość z bankowością, a to bardzo ułatwia prowadzenie finansów. Sprawnie wystawisz fakturę, korektę lub ją anulujesz. Większość programów księgowych oferuje próbne wersje bezpłatne, wypróbuj który będzie dla Ciebie najlepszy. 

Ups… Jak wystawić korektę faktury w Wielkiej Brytanii?

Wystawienie niepoprawnej faktury zdarza się najlepszym, to nie koniec świata. Zaraz przeczytasz jak wystawić jej korektę. W UK faktury można korygować poprzez wystawienie tzw. faktury korygującej (credit note) lub dokonanie anulowania błędnej faktury i wystawienia nowej.

Kiedy wystawić korektę faktury?

Pojawi się błąd na fakturze — np. nieprawidłowa kwota, błędna stawka VAT, czy niepoprawne dane klienta.

  • Klient zmienia zamówienie — klient zwraca towar lub usługa nie zostaje w pełni wykonana, co wymaga zmniejszenia wartości faktury.
  • Zostanie nadmiernie naliczony VAT gdy VAT został naliczony w nieprawidłowej wysokości.

Jak wystawić korektę faktury (credit note)?

  • Sprawdź, co należy skorygować
  • Przygotuj fakturę korygującą (credit note): Powinna zawierać:
  • Numer faktury korygującej (np. CN-001) – numeracja musi być unikalna.
  • Odniesienie do oryginalnej faktury (numer i data pierwotnej faktury).
  • Opis przyczyny korekty (np. “Korekta błędnie naliczonej stawki VAT”).
  • Zmienione kwoty i wartości po korekcie.
  • Nową wartość do zapłaty (jeśli dotyczy).
  • Przekaż fakturę korygującą klientowi

Jak anulować fakturę?

Jeśli faktura została wystawiona omyłkowo i nie została przekazana klientowi, można ją po prostu anulować, np. oznaczając jako “CANCELLED” lub “VOID” i pozostawiając w dokumentacji firmy dla pełnej przejrzystości.

Jak anulować już opłaconą fakturę?

W takim przypadku:

  • Wystaw credit note na całą kwotę faktury, aby “unieważnić” oryginalną płatność.
  • Wystaw nową fakturę z poprawnymi danymi, jeśli to konieczne.

Wystawienie faktury w Wielkiej Brytanii to nie jest trudna sprawa!

Kiedy zaczynasz robić coś nowego wszystko wydaje się skomplikowane, nie inaczej jest w księgowości! Strach przed popełnieniem błędów – takich jak pominięcie informacji, błędne obliczenie VAT — jest naturalny, ale pamiętaj, że każdą fakturę możesz skorygować.  Z każdą wystawioną fakturą będzie coraz łatwiej, a w końcu stanie się to rutyną. 

Zapisz link do wpisu i wróć do niego kiedy tylko ogarną Cię wątpliwości. Z pomocą przyjdzie Ci także nasz szablon lub program do fakturowania.

Zapraszam Cię na mój Instagram KSIEGOVA, na którym opowiadam o tym jak wygląda zawód księgowej w Wielkiej Brytanii. Znajdziesz tam też informacje o zmianach podatkowych i codzienności życia na Wyspach! 

A wiesz, że mogę Cię nauczyć księgowości?! Jeśli chodzi Ci po głowie zostanie księgową w Wielkiej Brytanii zerknij na e-book “Pierwsze Kroki w Księgowości” i przekonaj się, czy to coś dla Ciebie! 

KUP E-BOOK “PIERWSZE KROKI W KSIĘGOWOŚCI”

Scroll to Top