Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii: VAT, UTR i przydatne narzędzia
Wystawianie faktur to codzienność prowadzenia działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii. Mimo to początkującej bizneswoman albo księgowej przyda się mój mały przewodnik. Przedstawiam Ci najkrótszy poradnik, z którego dowiesz się:
Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii?
Czemu to tak istotne, żeby poprawnie wystawić fakturę? Potwierdza to legalność dokumentu i przeprowadzenie transkacji. Zabezpieczony Ciebie i klienta.
Spójrz na listę danych koniecznych do poprawnego wystawienia faktury:
O czym trzeba pamiętać?
Krótkie przypomnienie o VAT, UTR i CIS
Czym jest VAT?
VAT (Value Added Tax) to podatek od wartości dodanej. Pobiera się go od większości towarów i usług sprzedawanych w Wielkiej Brytanii. Jako płatnik VAT musisz zarejestrować się dopiero kiedy obroty Twojej firmy przekraczają £85,000. Po rejestracji na każdej fakturze, którą wystawisz musi pojawić się Twój numer VAT i musisz naliczać na nich podatek.
Dla niektórych branż, takich jak budowlana, obowiązuje tzw. VAT Reverse Charge (tzw. odwrotne obciążenie). W takim przypadku rozliczenie VAT to obowiązek nabywcy usług.
Jakich towarów i usług dotyczy VAT Reserve Charge? Hurtowej sprzedaży energii elektrycznej i gazu, sprzedaży telefonów komórkowych i czipów komputerowych. Wystawiania uprawnień do emisji, certyfikatów o energii odnawialnej i co najważniejsze wszystkich usług budowlanych. RC to również współpraca między UK a EU, wystawiając fakturę na usługi np. z UK -> PL, będąc płatnikiem VAT, możemy wykonać Reverse charge.
Co to jest UTR?
UTR (Unique Taxpayer Reference) to numer podatkowy, który otrzymuje każda osoba fizyczna lub firma po rejestracji w HMRC (Urząd Skarbowy i Celny w Wielkiej Brytanii). UTR identyfikuje podatnika przy rozliczeniach podatkowych. Chociaż dodanie numeru UTR na fakturze nie jest obowiązkowe, dla większej wiarygodności warto go umieścić. Warto wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii z UTR, żeby wyrobić sobie stały nawyk i nie zastanawiać się o czym musisz pamiętać, a o czym nie.
Jak wystawić fakturę w Wielkiej Brytanii dla branży budowlanej?
Firmy działające w branży budowlanej muszą zwrócić uwagę na CIS (Construction Industry Scheme). To system, w którym podatek dochodowy jest potrącany od wynagrodzeń z tytułu prac budowlanych. Ważne jest, aby przy wystawianiu faktury odpowiednio uwzględnić CIS – odlicza się go zazwyczaj tylko od wynagrodzeń za pracę (labour), a nie od materiałów.
Jak łatwo i szybko wystawić fakturę w UK?
Małe firmy i freelancerzy często działają na łatwo dostępnym Excelu lub Spreadsheets w dokumentach Google. Zapraszam Cię do skorzystania z darmowego wzoru faktury, którą sama przygotowałam:
WYPRÓBUJ DARMOWY ARKUSZ KALKULACYJNY OD KSIĘGOVEJ
Możesz użyć też jednego z wielu programów online, które przyśpieszają wystawianie faktur. Oferują np.
Przetestuj programy takie jak Capium, Xero, QuickBooks, czy FreeAgent. Używa ich mnóstwo małych firm w Wielkiej Brytanii. Możesz w nich zintegrować księgowość z bankowością, a to bardzo ułatwia prowadzenie finansów. Sprawnie wystawisz fakturę, korektę lub ją anulujesz. Większość programów księgowych oferuje próbne wersje bezpłatne, wypróbuj który będzie dla Ciebie najlepszy.
Ups… Jak wystawić korektę faktury w Wielkiej Brytanii?
Wystawienie niepoprawnej faktury zdarza się najlepszym, to nie koniec świata. Zaraz przeczytasz jak wystawić jej korektę. W UK faktury można korygować poprzez wystawienie tzw. faktury korygującej (credit note) lub dokonanie anulowania błędnej faktury i wystawienia nowej.
Kiedy wystawić korektę faktury?
Pojawi się błąd na fakturze — np. nieprawidłowa kwota, błędna stawka VAT, czy niepoprawne dane klienta.
Jak wystawić korektę faktury (credit note)?
Jak anulować fakturę?
Jeśli faktura została wystawiona omyłkowo i nie została przekazana klientowi, można ją po prostu anulować, np. oznaczając jako “CANCELLED” lub “VOID” i pozostawiając w dokumentacji firmy dla pełnej przejrzystości.
Jak anulować już opłaconą fakturę?
W takim przypadku:
Wystawienie faktury w Wielkiej Brytanii to nie jest trudna sprawa!
Kiedy zaczynasz robić coś nowego wszystko wydaje się skomplikowane, nie inaczej jest w księgowości! Strach przed popełnieniem błędów – takich jak pominięcie informacji, błędne obliczenie VAT — jest naturalny, ale pamiętaj, że każdą fakturę możesz skorygować. Z każdą wystawioną fakturą będzie coraz łatwiej, a w końcu stanie się to rutyną.
Zapisz link do wpisu i wróć do niego kiedy tylko ogarną Cię wątpliwości. Z pomocą przyjdzie Ci także nasz szablon lub program do fakturowania.
Zapraszam Cię na mój Instagram KSIEGOVA, na którym opowiadam o tym jak wygląda zawód księgowej w Wielkiej Brytanii. Znajdziesz tam też informacje o zmianach podatkowych i codzienności życia na Wyspach!
A wiesz, że mogę Cię nauczyć księgowości?! Jeśli chodzi Ci po głowie zostanie księgową w Wielkiej Brytanii zerknij na e-book “Pierwsze Kroki w Księgowości” i przekonaj się, czy to coś dla Ciebie!
KUP E-BOOK “PIERWSZE KROKI W KSIĘGOWOŚCI”
